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結論:展示会後のフォローは、当日〜翌営業日に始めるのが理想です。来場者は1日に何十社ものブースを回るため、数日たってから連絡しても思い出してもらえないことがほとんどです。

この記事では、名刺を商談につなげるためのフォロー手順を、ホワイトペーパー「展示会を成功に導く!実践ノウハウBOOK【②運営〜フォロー編】」の内容をもとに整理します。全文読みたい方は下記よりDLをおすすめします。

本資料は、株式会社博展「パケテン」とSansan株式会社「Eight Team」が共同で制作しています。

展示会後のフォローは、いつ始めるのがよいですか?

会期終了後できるだけ早く、遅くとも翌営業日までに始めるのがおすすめです。アプローチの速さは、受注数に影響する傾向があります。

資料では、Eight Team社の実際の展示会成果として、日程や来場者数が似た2つの展示会が比較されています。

展示会	会期終了からアプローチ開始まで	3か月以内の受注数
A展示会	1日	3件
B展示会	5日	0件

※出典:Eight Team社の実績データ。アプローチ開始までの日数が短いほど、受注数が多くなる傾向があります。

なぜ展示会後のフォローは遅れてしまうのですか?

遅れる原因は担当者の頑張り不足ではなく、情報を共有する仕組みがないことです。資料では、次の3つが挙げられています。

1. 名刺のデータ化に時間がかかり、着手が翌週になる
2. 誰から連絡するかが、担当者の感覚任せになっている
3. どの名刺を誰がフォローするか決まっていない

いずれも当日の頑張りでは解決しません。会期前からの設計で解決すべき課題です。

展示会後のフォローは、どんな手順で進めればよいですか?

会期前の準備から会期後のアプローチまでを、一連の流れとして設計します。

1. 会期前:記録項目とタグを決め、ターゲットに事前メールを配信する
2. 会期中:決めたフォーマットで、名刺交換した相手の温度感と会話内容を記録する
3. 当日中:名刺をデータ化し、会話メモとあわせてチームに共有する
4. 当日〜翌日:温度感をもとに優先度をつけ、アプローチ先を絞る
5. 翌日以降:優先度に合わせて、当日の会話を踏まえたアプローチを実施する

名刺と一緒に、どんな項目を記録しておくとよいですか?

温度感・ネクストアクション・関心製品・施策の4項目を、事前に決めておくのがおすすめです。ブースでの数分のやりとりを、後日の提案に活かせます。

項目	記入例	目的
温度感	A(導入意欲あり)/B(アポ見込みあり)/C(見込みなし)	アプローチの優先順位を決める
ネクストアクション	資料送付/見積送付/アポ打診/商談	提案の切り口を決める
関心製品	該当サービス名	的確なアプローチ内容を決める
施策	展示会名と開催日	他施策の名刺と分ける

接客中に聞いておくべき情報は何ですか?

予算・決裁・必要性・導入予定時期・検討中の競合の5点です。これらを把握しておくと、会期後に優先順位をつけやすくなります。

• 予算
• 決裁
• 必要性
• 導入予定時期
• 検討中の競合

会期中は、1時間ごとに獲得枚数の進捗、1件あたりの接客時間、関心が集まる製品、記録の粒度(会期後に使える情報か)を確認すると、翌日の打ち手が変わります。

優先度ごとに、どうアプローチすればよいですか?

導入意欲が高い人から順に、翌日から架電します。見込みの薄い人には、ナーチャリング目的のメール配信に切り替えます。

優先度	状態	対応
1	◯ 導入意欲あり	優先度の高い順に翌日から架電。当日の会話内容を踏まえて連絡する
2	△ 課題が把握できており、後日の追客でアポが見込める	同じく架電でアプローチ
3	その他(サービス興味なし)	ナーチャリング対象としてメール配信

展示会によっては、会期後に主催者が収集した来場者情報が提供される場合もあります。それも含めて温度感を振り分けると、限られた時間を成果につながる相手に集中できます。

展示会で成果を出す4つのポイント

1. 記録項目とタグは、会期前に決めておく
2. 名刺は当日中にデータ化し、チームで共有する
3. アプローチの優先順位は、温度感と会話内容で決める
4. 最初の連絡は、当日〜翌営業日から始める

この4つが回れば、展示会は「出た」ことで終わらず、「成果が出た」ものになります。

ホワイトペーパー「実践ノウハウBOOK【②運営〜フォロー編】」で分かること

• なぜ展示会後のフォローは遅れてしまうのか
• 会期前に準備すべきポイント
• 運営時の接客フローと、記録・情報共有のポイント
• 会期後のフォロー手順
• Eight Teamの紹介と、アポ獲得率を2倍にした企業の事例

こんな方におすすめです:初めて展示会に出展する方、出展しても商談や受注につながっていない方、会期後のフォロー体制や名刺情報の管理ルールを整えたい方、少人数で成果を出したい方。

▶ 無料ダウンロードはこちら

▶ 【①準備編】もダウンロードする(ブース設計・KPI設計・当日運営の役割分担を解説)

よくある質問(FAQ)

Q. 展示会後のフォローは、いつまでに始めればよいですか?

A. 当日〜翌営業日に始めるのが理想です。資料で紹介されている実績では、会期終了から1日でアプローチを開始した展示会は3か月以内の受注が3件、5日かかった展示会は0件でした。

Q. 名刺は、いつまでにデータ化すべきですか?

A. 当日中にデータ化し、会話メモとあわせてチームに共有するのがおすすめです。データ化に時間がかかると、着手が翌週にずれ込み、相手の記憶が薄れてしまいます。

Q. 誰から連絡すればよいですか?

A. 温度感と会話内容をもとに優先順位をつけ、導入意欲のある人から順に連絡します。担当者の感覚任せにしないために、会期前に温度感の基準を決めておくことが大切です。

Q. 見込みが薄い来場者には、どう対応すればよいですか?

A. 架電の対象にはせず、ナーチャリングを目的としたメール配信に切り替えます。限られた時間を、成果につながりやすい相手に集中できます。

Q. 名刺の管理や共有には、どんなツールが使えますか?

A. 資料では、Sansanが提供する名刺管理サービス「Eight Team」が紹介されています。タグでの名刺のグループ化、会話メモの共有、CSVでのダウンロードができ、会社単位だけでなく部署やチーム単位でも始められます。

展示会の準備や当日の運営体制について、個別のご相談も承っています。お問い合わせはこちら