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「展示会に出展が決まった。でも、何から手をつければいいのか……」

そう頭を抱えるマーケティング担当者は少なくありません。華やかな表舞台の裏側で、担当者を待ち受けているのは膨大な事務作業、複雑な社内調整、そしてわかりにくい展示会の仕組みです。

今回は、展示会出展パッケージサービス「パケテン」でお客様対応・データ管理担当の天野さんにインタビュー。なぜ展示会の準備はこれほどまでに“面倒”なのか、そしてそれをどう打破すべきなのか、聞きました。

サポートの優先度が後回しになりがちな小コマブース

──展示会の準備を始めると、展示会装飾業者からのレスポンスが遅かったり、進捗が見えなかったりしてストレスを感じることが多いです。これはなぜなのでしょうか？

それは、展示会業界が抱える「供給側と需要側のミスマッチ」が原因です。

実は、展示会に出展する企業の約8割は中小企業やスタートアップの小コマブースです。しかし、展示会装飾業者や広告代理店の担当者は、どうしても「大きな予算を投じる大きなコマのブース」に目を向けがちです。

結果として、展示会装飾業者の担当者1人が大きなブースの提案～進行をこなしつつ、いくつもの小コマブースも同時に担当するような状況が生まれています。そうなると、どうしても優先順位がつき、小規模なブースのお客様への対応が後回しになってしまう。「レイアウトの修正がなかなか反映されない」「質問しても返事が来ない」といった不満は、担当者の能力不足というより、業界の構造的なキャパシティオーバーから来ているんです。

──どうしても「小コマブースは後回しにされてしまいがち」な状況なのでしょうか？

そうなってしまっている現場が多いのが実情です。大コマブース向けのオーダーメイド対応をそのまま小コマブースに適用しようとすると、人手が足りなくなり、サービスの質が低下します。

そこで私たちは発想を変えました。「人」に依存するから限界が来る。ならば、営業担当者が持っているノウハウを「システム」に落とし込み、誰が担当しても、あるいは担当者がいなくても、正しい情報が素早く届く仕組みが必要だと考えたのです。その仕組みが「パケテン」というサービスです。

なぜスケジュールはいつもギリギリになるのか

──展示会出展は、スケジュール管理がとにかく大変です。なぜいつも「ギリギリ」になってしまうのでしょうか？

展示会出展には、想像以上に多くの「ステークホルダー」が関わっているからです。

窓口になっているマーケ担当者は1人でも、社内には営業、製品開発、技術担当などがいます。新商品発表の場として展示会を利用する場合、パンフレットや壁面グラフィックに載せる情報が確定するのは往々にして直前です。

さらに、外に目を向ければ「展示会主催者」と「展示会装飾業者」がいます。この三者のスケジュールが複雑に絡み合うなかで、どこか一箇所で確認作業が止まると、ドミノ倒しのように全体が遅れていく。特に社内での許諾取得などに時間がかかり、発注が止まってしまうケースは非常に多いですね。

──主催者によってルールが違うのも、混乱に拍車をかけていますよね。

まさにそこが大きな課題です。展示会ごとに出展規定が異なり、昔ながらのアナログな運用が続いているケースもあります。

「前回はこのやり方で通ったのに、今回はダメだと言われた」

「この展示会だけ締切が異常に早い」

こうしたルールの非一律化が、出展者の事務負担を増大させています。この「情報の非対称性」こそが、担当者が「面倒くさい」と感じる正体です。

「早い・簡単・質が良い」を実現するシステム思考

──パケテンはこの「面倒」を具体的にどう解決しているのですか？

私たちは、主催者のレギュレーションを徹底的に分析し、「型化」することに注力しました。100通りの展示会に対して100通りのプランをゼロから作るのではなく、共通するパターンを数十の展示会のマニュアルを読み込んで集約したのです。

これによって、お客様は「迷う時間」を大幅に削減できます。「早い、簡単、質が良い」サービスを展示会業界に持ち込む。必要なもの、いらないものをパソコンの画面上で取捨選択するだけで、最適なブースが組み上がる仕組みです。

──オンライン化されたことで、出展担当者の作業はどう変わりましたか？

最も大きな変化は、「次に何をすればいいか」が可視化されたことです。

これまでは「次はいつまでに何を連絡すればいいんですか？」と施工会社の営業担当者に聞かなければなりませんでした。パケテンのシステムでは、マイページを見れば現在の進捗と、次にアクションすべき項目が一目でわかります。

「見通しが立つ」というだけで、担当者の心理的な負担は驚くほど軽くなります。初回のお客様にはオンラインで丁寧なフロー説明を行っています。ご要望があれば30分程度の初回オンライン打ち合わせを実施し、メールや電話、チャットでの細やかな対応を心掛けていますが、「安心感が違う」というお声を多くいただきます。

事務局パッケージ とパケテン、本当にお得なのは？

────事務局が提供する安価なパッケージブースもありますが、パケテンとの違いは何でしょうか？

事務局が提供するパッケージブースは、主催者様が推奨する安心感があり、初めて出展される企業様にとって選びやすいサービスです。

一方で、パケテンは「決められた仕様に合わせる」のではなく、出展目的やご要望に合わせて柔軟にカスタマイズできる点が大きな特徴です。

価格だけでなく、自由度・サポート体制・運営負荷の軽減まで含めてご検討いただくと、それぞれの違いをご実感いただけると思います。

展示会成功の「KPI」をどこに置くか

──展示会に出展しても「思ったような成果が出ない」という声も聞きます。

それは、目的設定と期待値がズレている可能性があります。

まずお伝えしたいのは、「展示会は華美な装飾を競う場所ではない」ということです。多額の予算をかけて豪華なブースを作っても、ROI（費用対効果）が合わなければ意味がありません。

展示会の最大の強みは、「3日間でWeb広告と同等以上のリードを、対面で獲得できること」にあります。であれば、目的は「その場での成約」ではなく「良質なリードの獲得と、その後の関係構築」に置くべきです。

──予算が限られている中で、どう戦略を立てればいいでしょうか？

完璧を求めすぎないことです。

「この1回の出展で全てを決めよう」と気負うのではなく、Webマーケティングと同じように「仮説・実行・検証」のサイクルを回してください。

まずは自社のホームページやWeb広告で反応が良いターゲットを分析し、それに合わせた展示会を選定する。そして、パケテンのような効率的なサービスを使ってコストを抑え、複数回の出展を通じてトライアンドエラーを繰り返す。

憶測でもいいので仮説を立て、実際に現場で顧客の反応を見る。この繰り返しこそが、展示会を成功させる唯一の道です。もしKPIが決められないなら、過去のWeb施策を見直したりすることから始めてみてください。

展示会を「誰でも使えるマーケティングツール」へ

マーケティング担当者の仕事は、展示会の手配だけではありません。本来は、どうすれば自社のサービスの魅力が伝わるか、どうすればお客様に喜んでもらえるかを考える「クリエイティブな時間」のはずです。

しかし、現実は慣れない事務作業や複雑な調整に追われ、当日を迎える頃にはヘトヘト……という方も少なくありません。

パケテンが目指しているのは、単なる「効率化」ではありません。システムが面倒な部分を肩代わりすることで、担当者のみなさまが本来の「わくわくする仕事」に集中できる環境をつくることです。

「リソースがないから」「やり方がわからないから」と、新しいチャンスを諦めてほしくない。

そんな想いから生まれたこのサービス「パケテン」が、みなさまの挑戦を支える心強いパートナーになれば幸いです。