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展示会出展を検討する際、多くの担当者が頭を抱えるのが「一体、全部でいくらかかるのか？」という費用の不透明さです。

また、出展サイズについても「1小間」が標準だと言われる一方で、「0.5小間」という選択肢もあり、どちらが自社にとって最適なのか判断に迷うケースも少なくありません。

今回の記事では、展示会出展初心者の筆者が、展示会出展の「コスト構造」を解剖し、限られた予算をどこに投下すべきか。その最適解を、博展が提供する業界初のオンライン出展ブースサービス「パケテン」担当者に聞きます。

展示会コストの法則「総予算＝出展料の2倍」と考える

──展示会出展にかかる費用の目安を教えてください。

初めて出展される方に、私たちが一つの目安としてお伝えしているのは、「総予算は、主催者に支払う出展料の約2倍」という考え方です。

例えば、一般的なBtoB展示会で1小間（約6m×2.7m〜3m）を出展する場合、出展料の相場は大体100万円前後です。これに加えて、以下のコストが同等程度かかってくると想定してください。

• ブース装飾費：壁、床、社名板、照明、展示台など（パケテンなら20〜30万円程度）
• 付加的コスト：電気使用料、共益費、バーコードリーダー等の備品レンタル
• 販促物・ノベルティ：チラシの印刷代、配布するノベルティの制作費
• 人件費・諸経費：スタッフの交通費、宿泊費、現地での食費

つまり、「200万円あれば、しっかりとした展示会出展は可能である」というのが、プロとしての回答です。

──出展パッケージサービスを使うと、なぜコストが抑えられるのでしょうか？

最大の理由は、「部材の標準化」と「ワンストップ化」です。ゼロからオリジナルのブースを設計・施工する場合、デザイナーの人件費や部材の調達コストがその都度発生します。

また、申し込み一つで装飾から設営、撤去までが完結するため、担当者の方の「目に見えない人件費（管理工数）」も大幅に削減できるメリットがあります。

「1小間」か「0.5小間」か。失敗しないサイズの選び方

──最近、主催者から「1小間＝6m×3m」という案内を受けることも増えていますが、初めてでもこのサイズが必要でしょうか？

結論から言えば、初めての出展、あるいは少人数での運営なら「0.5小間（3m×3m/2.7m）」から始めるのがよいでしょう。

確かに大手の展示会主催者は、6m×3mを1小間と定義することが増えています。しかし、いきなりこの広さで出展するのはハードルが非常に高い。

なぜなら、ブースが広くなればそれだけ多くの「展示物」が必要になり、何より接客にあたる「スタッフの人数」が必要になるからです。

──出展サイズの判断基準はどこにありますか？

「商談セットの数」と「スタッフの人数」で考えてみてください。3m×3mのスペースに置ける商談セットは、基本的には1つです。

もし説明員が1人しかいないのであれば、6m×3mのブースを借りても持て余してしまいます。

逆に、一度に複数名の商談を並行して行いたい、あるいは大型の機械を複数台展示したいという明確な理由がある場合に初めて、1小間への拡張を検討すべきです。

「まずは最小単位で出展し、確かな手応えを掴んでからサイズアップしていく」。これが、リスクを最小限に抑えつつ成功体験を積むための王道です。

メリハリが大事。予算を「かけるべき点」と「抑えるべき点」

──限られた予算の中で、効果を最大化するための配分のコツを教えてください。

予算配分で最も重要なのは、「出展目的に直結しない部分を削り、成果に繋がる部分に投資する」というメリハリです。

予算を抑えられる点：過剰な装飾、豪華な造作
リード獲得が目的であれば、何百万円もかけて特殊な形状の壁を作る必要はありません。パケテンのようなパッケージを利用して、ベースは賢くコストカットしましょう。

予算をかけるべき点：グラフィックと人（接客）
来場者の足を止めるのは「看板のキャッチコピー」や「見やすいグラフィック」です。ここをケチってしまうと、存在自体に気づいてもらえません。また、自社のスタッフが足りない場合は、コンパニオンや運営スタッフを雇うなど、「名刺交換のチャンスを逃さないための人員配置」に予算を割く方が、ROI（投資対効果）は高まります。

──見落としがちな「隠れたコスト」はありますか？

地方企業が首都圏の展示会に出る際の「出張費・宿泊費」は、意外と馬鹿になりません。宿泊費が高騰している今、3〜4名のスタッフが数日間滞在するだけで、数十万円のコストになります。

これを解決するために、出展パッケージプランの「お片付けお手伝い」や「現地スタッフ手配」を利用することもできるでしょう。例えば、撤去作業をプロに任せることで、スタッフは最終日の夜に帰宅でき、1泊分の宿泊費を浮かせるといった工夫が可能です。

展示会のコストパフォーマンスとは「無駄を省き、機会を逃さないこと」

展示会におけるコストパフォーマンスとは、単に「安く済ませる」ことではありません。「無駄な造作コストを削り、その分を『顧客との接点』を増やすための施策に回すこと」。これこそが、賢い出展のあり方です。

初めての出展には、不安がつきものです。しかし、小さなスペースから「確実な一歩」を踏み出すことで、展示会は強力なビジネスの武器へと変わります。

実際の展示会ブースをみてみましょう！